Die Anzeige an der Tür liest den Kalender des Raums

Die Frage, ob ein Besprechungsraum frei ist, wird meist vor der geschlossenen Tür gestellt. Die Antwort steht im Kalender, und der liegt auf dem Laptop, der gerade zugeklappt unter dem Arm klemmt. Die Auskunft ist vorhanden, nur nicht dort, wo sie gebraucht wird.

Die AIO Raumanzeige der Kapaso GmbH bringt sie an die Tür. Technisch ist sie ein Kalender-Element im Stage Builder, dem Editor des Digital-Signage-CMS AIO Hub, und läuft auf einem Bildschirm mit dem AIO Player.

Was am Raum steht

Das Element zeigt ein großes Statusfeld. Läuft gerade ein Termin, steht dort „Belegt“ mit Zeitraum, Titel und Ort. Läuft keiner, steht dort „Frei“ und darunter der nächste Termin. Daneben stehen Uhrzeit und Datum, auf Wunsch ein Logo. Eine Liste mit den folgenden Terminen lässt sich zuschalten; wie viele es sind, ist einstellbar. Die Farben für frei und belegt sind in der Vorgabe Grün und Rot und lassen sich ändern.

Neben der Raumanzeige gibt es zwei verwandte Elemente: eine Agenda als Terminliste und ein Dashboard, das mehrere Kalender auf einem Bildschirm zusammenführt. Es zeigt je Termin Zeit, Titel und den Namen des Kalenders und lässt sich ein- oder zweispaltig anlegen. Das Dashboard eignet sich für den Flur oder den Empfang, wo eine Übersicht aller Räume gefragt ist.

Woher die Termine kommen

Die Anzeige braucht vom Kalender eine einzige Angabe: den Freigabe-Link des Raums im iCalendar-Format. Solche Links erzeugen die Kalender von Microsoft, Google und Apple ebenso wie ein Exchange-Server. Der Link wird einmal in die Vorlage eingetragen.

Der Bildschirm ruft den Kalender danach in festen Abständen ab. Vorgabe sind fünf Minuten, der Wert ist einstellbar. Wiederkehrende Termine werden aufgelöst, einschließlich Ausnahmen, und Zeitzonen in die Zeit des Players umgerechnet. Der Abruf läuft über den Hub, nicht direkt vom Bildschirm zum Kalenderdienst.

Signboard oder vorhandener Bildschirm

Als Gerät bietet Kapaso ein 10-Zoll-Signboard an. Es hat nach Angaben des Herstellers eingebaute Leuchtstreifen, die den Status auch aus der Entfernung zeigen, und eine Ausführung passt in eine Unterputzdose. Zwingend ist dieses Gerät nicht: Die Vorlage läuft auf jedem Bildschirm mit AIO Player.

Wo die Grenzen liegen

Die Raumanzeige ist eine Anzeige. Sie liest den Kalender und schreibt nichts zurück. Am Bildschirm lässt sich kein Raum buchen, verlängern oder freigeben, und Doppelbuchungen verhindert sie nicht. Das bleibt Aufgabe des Kalenders.

Aus dem Abruf in Abständen folgt eine zweite Grenze. Wer einen Raum spontan bucht, sieht die Änderung an der Tür erst nach dem nächsten Abruf, bei der Vorgabe also nach bis zu fünf Minuten. Ein kürzerer Abstand ist möglich, erhöht aber die Zahl der Abrufe beim Kalenderdienst.

Drittens zeigt die Anzeige, was im Kalender steht: Titel, Ort und Zeit. Wer vertrauliche Termintitel nicht an der Tür lesen will, muss das im Kalender regeln, etwa über die Art der Freigabe.

Einen Listenpreis gibt es nicht; Umfang, Hardware und Einrichtung werden im Angebot abgestimmt.

Weitere Informationen: aio-player.de, Lösung Raumanzeige