Checkliste vor dem Rollout von zehn Bildschirmen

Ein Bildschirm lässt sich nach dem Aufhängen noch zurechtrücken. Bei zehn wird jede Nachbesserung zu zehn Fahrten, und Fehler, die auf allen gleich auftreten, fallen am Tag der Eröffnung auf. Dieser Beitrag ist eine Liste in sieben Abschnitten, die man vor dem Start abarbeitet. Zehn ist ein Beispiel für die Größe, ab der sich Ordnung lohnt, kein Schwellenwert.

1. Zweck und Verantwortung

• Steht in einem Satz, wozu die Bildschirme dienen und woran man merkt, dass es klappt?
• Ist eine Person als Verantwortliche benannt, und gibt es eine Vertretung?
• Wer entscheidet über Inhalte, wer über Technik? Sind das zwei Namen oder einer?
• Ist geklärt, was bei Ausfall geschieht, und wer dann angerufen wird?

2. Standorte

• Liegt für jeden Standort ein Foto der Wand, ein Maß und ein Montagepunkt vor?
• Ist die Sichtbarkeit geprüft: Blickwinkel, Entfernung, Gegenlicht, Spiegelung?
• Sind Strom und Netzwerkanschluss am Montageort vorhanden, nicht nur in der Nähe?
• Ist die Genehmigung für Bohrungen, Fassaden und Schaufenster eingeholt, wo sie nötig ist?

3. Netz

• Hat jeder Standort Internet, und ist die Verbindung für Dauerbetrieb ausgelegt?
• Erreichen die Geräte am Montageort das Verwaltungssystem? Am besten mit einem Testgerät im selben Anschluss geprüft.
• Sind Firewall-Freigaben beantragt und bestätigt?
• Ist die Datenmenge der ersten Übertragung bekannt und die Leitung dafür eingeplant?

4. Geräte

• Sind alle Geräte gleich ausgestattet, oder sind Unterschiede dokumentiert?
• Ist der Energiesparmodus der Displays ausgeschaltet?
• Sind Uhr und Zeitzone geprüft, und startet jedes Gerät nach Stromausfall von selbst?
• Haben alle Geräte einen Namen mit Standort, und sind die Zugangsdaten sicher hinterlegt statt auf einem Zettel am Gerät?
• Gibt es mindestens ein Ersatzgerät vor Ort oder in kurzer Reichweite?

5. Inhalte

• Existiert für jeden Bildschirm eine Playliste, und ist sie am Schreibtisch und am Standort gesehen worden?
• Passen Format und Auflösung der Dateien zu den Bildschirmen, Hoch- und Querformat getrennt?
• Sind Videos in einem Format, das alle Gerätetypen zeigen? Ein Probelauf pro Gerätetyp genügt.
• Hat jeder zeitgebundene Inhalt ein Enddatum?
• Gibt es einen Notinhalt, der läuft, wenn nichts anderes geplant ist?

6. Rechte und Abläufe

• Wer darf Inhalte anlegen, wer darf sie in die Playlisten setzen, wer darf Geräte verwalten? Sind das getrennte Rechte?
• Gibt es einen Freigabeweg für Inhalte, die viele sehen?
• Ist der Zugang für Dienstleister und Agenturen befristet und auf deren Bereich beschränkt?
• Steht eine Seite zur Hand, die erklärt, wie man einen Inhalt ändert?

7. Betrieb und Abnahme

• Meldet das System, wenn ein Gerät ausfällt, und wer erhält die Meldung?
• Gibt es einen Weg, aus der Ferne zu sehen, was ein Gerät anzeigt, oder einen Ansprechpartner am Standort, der ein Foto schickt?
• Ist ein Pilot gelaufen, mit einem oder zwei Geräten, einige Tage lang unter echten Bedingungen?
• Sind Fehler aus dem Piloten behoben, bevor der Rest in Betrieb geht?
• Ist ein Datum für den ersten Rückblick festgelegt?

Wie man die Liste benutzt

Die Fragen sind so formuliert, dass die Antwort ein Ja oder Nein ist. Jedes Nein ist eine Aufgabe, und jede Aufgabe bekommt einen Namen und ein Datum. Wer die Liste vor der Bestellung liest, spart Geld, weil einige Antworten auf die Geräteauswahl wirken. Wer sie nach der Montage liest, findet Fehler, die sich noch beheben lassen.

Die Reihenfolge des Rollouts

Zehn Geräte werden nicht an einem Tag in Betrieb genommen. Bewährt hat sich eine Reihenfolge in drei Stufen: ein Pilotgerät am wichtigsten Standort, danach zwei bis drei weitere Geräte mit unterschiedlichen Bedingungen und erst dann der Rest. In jeder Stufe wird dieselbe Liste noch einmal geprüft, und was der Pilot gezeigt hat, geht in die nächste Stufe ein.

Auch die Dokumentation wächst mit: Ein Tabellenblatt mit Gerät, Standort, Verantwortlichem, Zugang und Inbetriebnahme hilft bei der nächsten Störung mehr als jedes Handbuch.

Herausgeber dieses Magazins ist die Kapaso GmbH; der Beitrag beschreibt allgemeine Praxis und bezieht sich auf kein Produkt.