Kosten pro Bildschirm: Die Rechnung beginnt nach dem Kauf

Ein Angebot für Digital Signage nennt meist Display, Mediaplayer und Lizenz. Das sind die Posten, die beim Kauf auffallen. Über die Jahre fallen die Kosten an, die im Angebot fehlen: Inhalte, Pflege, Strom, Support und der Tag, an dem ein Gerät ersetzt werden muss. Wer pro Bildschirm rechnen will, braucht deshalb eine Struktur, keine einzelne Zahl.

Neun Kostenarten

Display. Die Anschaffung hängt von Größe, Helligkeit, Betriebsdauer und Bauform ab. Ein Gerät für Dauerbetrieb ist ein anderes Produkt als ein Fernseher für den Wohnbereich.

Mediaplayer. Eingebaut, als Stick, als Mini-PC oder als Box. Er kostet einmal in der Anschaffung und mit der Lebensdauer des Geräts.

Halterung und Montage. Wandhalter, Standfuß, Kabelwege, Elektriker, bei Schaufenstern oft ein Gerüst oder Hubwagen. Dieser Posten wird gern vergessen und fällt je Standort anders aus.

Software und Lizenz. Einmalig, als Abo je Bildschirm oder als Paket je Standort. Geklärt werden muss, was die Lizenz einschließt: Updates, Zonen, Anzahl der Benutzer, Schnittstellen.

Inhalte. Erstellung, Fotos, Videos, Übersetzungen, Aktualisierung. Hier liegt bei vielen Projekten der größte laufende Aufwand, auch wenn er nie als Rechnung eingeht, sondern als Arbeitszeit.

Betrieb und Pflege. Wer schaut nach den Bildschirmen, spielt Updates ein, tauscht abgelaufene Inhalte aus, reagiert auf Ausfallmeldungen?

Strom. Verbrauch des Displays und des Players über die tägliche Betriebszeit. Abschaltzeiten senken diesen Posten spürbar.

Support. Vertragliche Reaktionszeit, Vor-Ort-Service, Hotline. Mit Support ändert sich der Preis; ohne ihn ändert sich der Aufwand im eigenen Haus.

Ersatz. Displays und Player halten nicht gleich lang. Wer über die Nutzungsdauer rechnet, plant den Austausch des kürzer lebenden Teils mit ein.

Einmalig und laufend trennen

Die Kosten lassen sich in zwei Spalten ordnen. Einmalig sind Display, Player, Halterung, Montage und Einrichtung. Laufend sind Lizenz, Inhalte, Pflege, Strom und Support. Ein Angebot mit niedrigem Einmalpreis und hoher Lizenz kann über fünf Jahre teurer sein als das Gegenteil. Erst die Gesamtrechnung zeigt es.

Eine Rechenstruktur mit Platzhaltern

Die Gesamtkosten eines Bildschirms über die Nutzungsdauer lassen sich so schreiben:

• Einmalig: A (Gerät und Player) plus B (Montage und Einrichtung)
• Laufend je Jahr: C (Lizenz) plus D (Inhalte und Pflege) plus E (Strom) plus F (Support)
• Gesamt über n Jahre: A + B + n × (C + D + E + F) + G (Ersatz eines Teils, falls vor Ablauf nötig)

A bis G setzt jeder aus eigenen Angeboten und eigenen Erfahrungswerten ein. Interessant wird der Vergleich zweier Lösungen, wenn man n variiert: Bei kurzer Nutzung zählt der Einmalpreis, bei langer die laufende Spalte.

Fragen an Anbieter

• Was ist im Lizenzpreis enthalten, was kostet extra (Updates, Zonen, Benutzer, Schnittstellen)?
• Wie lange gibt es Updates, und wie lange läuft die Zusage?
• Was geschieht mit den Inhalten und Einstellungen, wenn die Lizenz endet oder gekündigt wird?
• Wer behebt Störungen, mit welcher Reaktionszeit, und was kostet das?
• Welche Mindestlaufzeit gilt, und wie wird bei mehr oder weniger Bildschirmen abgerechnet?
• Welche Hardware ist freigegeben, und was muss bei Ersatz neu gekauft werden?
• Wer erstellt die ersten Inhalte, und wer pflegt sie danach?

Wer die Antworten schriftlich sammelt, kann Angebote vergleichen, die auf den ersten Blick nichts gemeinsam haben.

Der unsichtbare Posten

Am schwersten zu beziffern ist die Arbeitszeit im eigenen Haus. Sie taucht in keinem Angebot auf. Zwei Fragen machen sie sichtbar: Wer pflegt den Bildschirm, und wie viele Minuten pro Woche braucht das? Mit einer ehrlichen Antwort rutscht der Posten Inhalte und Pflege in die Rechnung, und das Ergebnis weicht oft von dem ab, was das Angebot nahelegt.

Herausgeber dieses Magazins ist die Kapaso GmbH, die Software für solche Bildschirme entwickelt. Der Beitrag beschreibt allgemeine Praxis und bezieht sich auf kein Produkt.