Was auf einen Empfangsbildschirm gehört und was nicht

Wer am Empfang steht, kennt das Haus nicht. Er will wissen, ob er richtig ist, wohin er gehen soll und wie lange es dauert. Ein Bildschirm kann diese drei Fragen beantworten. Meist beantwortet er sie nicht, weil dort der Imagefilm in Dauerschleife läuft, den vor Jahren jemand für eine Messe gedreht hat.

Wer vor dem Bildschirm steht

Am Empfang treffen mehrere Gruppen zusammen: Besucher zu einem Termin, Lieferanten, Bewerber, Handwerker, gelegentlich Mitarbeiter, die auf Besuch warten. Gemeinsam ist ihnen, dass sie stehen oder auf einem Sessel sitzen, wenig Zeit und keine Bedienmöglichkeit haben. Inhalte müssen deshalb ohne Erklärung funktionieren und in wenigen Sekunden erfassbar sein. Alles, was Konzentration verlangt, wird nicht gelesen.

Was gut funktioniert

Begrüßung und Orientierung. Der Name der Firma, ein freundlicher Satz und der Hinweis, wie es weitergeht, etwa „Bitte melden Sie sich am Tresen“. Das klingt banal und ist doch der Inhalt, den am meisten Menschen brauchen.

Wegweisung. Wer im Haus zu einer Abteilung muss, braucht Pfeile, Etagenangaben und Raumnamen. Ein Bildschirm kann das ändern, wenn Abteilungen umziehen, ohne dass ein Schild neu gedruckt wird.

Der Tag im Haus. Veranstaltungen, Schulungen und Besprechungen des Tages, soweit sie für Besucher relevant sind. Eine Liste mit Raum und Uhrzeit erspart dem Empfang manche Rückfrage.

Praktisches. Zugangsdaten für ein Gästenetz, am besten als Code zum Abfotografieren, Hinweise zur Garderobe, zum Parken, zum Besucherausweis.

Hausregeln und Sicherheit. Verhalten im Alarmfall und Fluchtwege lassen sich ergänzend anzeigen. Ein Bildschirm ersetzt dabei die vorgeschriebene Kennzeichnung im Haus nicht; was verbindlich ist, klärt die Sicherheitsfachkraft.

Neuigkeiten in Maßen. Eine Auszeichnung, eine neue Niederlassung, ein Produkt. Ein bis zwei Inhalte dieser Art genügen, mehr verwässert die Hinweise, die jemand wirklich braucht.

Was nicht dorthin gehört

• Interne Kennzahlen. Umsatz, Auftragslage, Krankenstand und Produktionsausschuss sind für Mitarbeiter gedacht. Am Empfang sieht sie jeder.
• Personenbezogene Angaben ohne Not. Der Name eines Besuchers auf dem Bildschirm, damit sich jemand willkommen fühlt, ist eine Entscheidung mit Datenschutzfolgen. Sie sollte bewusst fallen, mit Wissen der Betroffenen und nach Rücksprache mit der oder dem Datenschutzbeauftragten. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.
• Ton, der niemand gefragt hat. Videos mit Ton in einem Raum, in dem telefoniert und gesprochen wird, stören. Ohne Ton und mit Untertiteln bleiben sie unauffällig.
• Veraltetes. Die Einladung zur Weihnachtsfeier im Februar oder die Baustelle, die seit Monaten fertig ist, zeigen Besuchern, dass niemand hinsieht.
• Texte in Fließtext-Länge. Wer drei Absätze lesen muss, liest keinen.

Pflege entscheidet

Ein Empfangsbildschirm veraltet am schnellsten, weil seine Inhalte zeitgebunden sind. Zwei Gewohnheiten helfen. Erstens bekommt jeder zeitgebundene Inhalt ein Ablaufdatum beim Anlegen, nicht erst, wenn jemand die Panne bemerkt; die meisten Playlisten-Systeme kennen dafür Datumsbereiche. Zweitens hat der Bildschirm eine namentlich benannte Person, die ihn wöchentlich ansieht. Das dauert zwei Minuten und fällt trotzdem leicht aus, wenn die Zuständigkeit bei „der IT“ oder „dem Marketing“ liegt.

Eine einfache Rangfolge

Wer unsicher ist, was auf den Bildschirm soll, kann sich an der Frage orientieren, was der Besucher in den ersten dreißig Sekunden braucht. Zuerst kommt, was ihm sagt, dass er richtig ist und was als Nächstes geschieht. Danach folgt, was ihm hilft, sich im Haus zu bewegen. Erst dann kommt, was das Haus über sich erzählen möchte. In dieser Reihenfolge lässt sich auch die Wiedergabezeit aufteilen: Die ersten beiden Gruppen bekommen den größeren Teil, die Selbstdarstellung den Rest.

Herausgeber dieses Magazins ist die Kapaso GmbH, die Software für solche Bildschirme entwickelt. Der Beitrag beschreibt allgemeine Praxis und bezieht sich auf kein Produkt.