Messe und Veranstaltung: Bildschirme tragen das Programm

Auf einer Messe oder bei einer Veranstaltung hat ein Bildschirm zwei Rollen. Er hilft Besuchern, sich zurechtzufinden, und er sorgt dafür, dass das Programm nicht nur auf dem gedruckten Faltblatt von gestern steht. Beides funktioniert nur, wenn vorher geklärt ist, wer was ändert und was passiert, wenn das Netz in der Halle schwächelt.

Was Besucher in der ersten Minute suchen

• Wo bin ich, und wo ist das, was ich suche? Hallenplan mit Standortmarke, Pfeile zu Eingang, Garderobe, Toiletten.
• Was läuft jetzt und gleich? Die nächsten drei Programmpunkte mit Raum und Uhrzeit, nicht das Programm des ganzen Tages.
• Was hat sich geändert? Ausgefallene Vorträge, neue Räume, Verspätungen. Das ist die Information, für die Papier zu langsam ist.
• Wie komme ich ins Netz? WLAN-Name und QR-Code.
• Was tue ich im Notfall? Notausgänge und Ansprechpartner, wie sie das Sicherheitskonzept der Veranstaltung vorsieht.

Was Veranstalter vorab klären sollten

Zuständigkeit. Wer ändert das Programm, wenn der Redner um 10:40 Uhr im Stau steht? Eine Person, nicht drei. Wer im Zweifel entscheidet, steht vorher fest.

Eine Quelle. Das Programm liegt an einer Stelle, nicht in einer Tabelle, einem Plakat und drei Bildschirm-Dateien. Sonst widersprechen sich die Anzeigen schon am ersten Tag.

Netz. In Messehallen teilen sich viele Geräte das Netz. Ein Bildschirm, der jede Sekunde etwas aus dem Internet nachlädt, ist dort ein Risiko. Besser: Inhalte vorab auf das Gerät laden und im Betrieb nur kleine Änderungen holen. Wie das geht, hängt von der Software ab; fragen Sie den Anbieter, was der Bildschirm bei Netzausfall zeigt.

Strom. Jeder Bildschirm braucht eine Steckdose oder einen Akku. Wer das vergisst, merkt es am Aufbautag.

Standort. Bildschirme, an denen sich Menschen drängen, gehören nicht an Engstellen. Eine Hochkantfläche an der Seite lässt sich ablesen, ohne den Weg zu blockieren.

Gestaltung für den Vorbeigehenden

• Drei Zeilen reichen. Zeit, Titel, Raum.
• Große Schrift. Aus zehn Metern lesbar, nicht aus einem.
• Farbe sparsam. Eine Farbe für das, was sich geändert hat, damit es auffällt.
• Keine Videos mit Ton. Die Halle hat Lärm genug.
• Sprachen. Wenn internationale Gäste kommen, die zweite Sprache neben die erste, nicht danach.

Rückfall

Legen Sie fest, was passiert, wenn ein Bildschirm ausfällt: ein gedrucktes Programm am Info-Punkt und eine Person, die weiß, wo der Ersatz liegt. Der Bildschirm ergänzt das Papier, er ersetzt es nicht von Anfang an.

Nach der Veranstaltung

Die Bildschirme laufen nach dem letzten Programmpunkt weiter, wenn niemand sie abschaltet. Legen Sie fest, ob sie in der Nacht eine Dankesfolie zeigen oder ausgehen. Und prüfen Sie am Morgen vor dem ersten Tag, nicht beim Einlass, was auf dem Bildschirm steht.

Eine Probe

Bitten Sie jemanden, der die Veranstaltung nicht kennt, zwei Minuten am Eingang zu stehen. Fragen Sie: Wissen Sie, wohin Sie jetzt gehen? Die Antwort zeigt, ob der Bildschirm funktioniert.