Wer darf den Bildschirm im Foyer ändern? Anmeldung und Rechte sauber trennen

Der Bildschirm im Foyer ist das Erste, was Besucher sehen. Was darauf steht, ist eine Aussage des Unternehmens. Trotzdem wird der Zugang oft behandelt wie der zum Drucker: ein Konto, ein Passwort, das im Team weitergegeben wird. Solange nichts passiert, fällt das nicht auf. Wenn eine falsche Folie im Eingang läuft, weiß niemand, wer sie eingestellt hat.

Ordnung entsteht, wenn drei Fragen getrennt beantwortet werden. Die Digital-Signage-Software AIO Hub von Kapaso dient hier als Beispiel für die Umsetzung.

Frage 1: Wer ist das?

Jede Person bekommt ein eigenes Konto. Dafür gibt es zwei Wege, die sich ergänzen:

• Anmeldung über das Firmenkonto. Die Software kann die Anmeldung an Microsoft, Google, Apple oder Okta abgeben. Mitarbeiter melden sich mit dem Konto an, das sie ohnehin haben. Verlässt jemand das Unternehmen und wird sein Firmenkonto gesperrt, kommt er auch nicht mehr an die Bildschirme.
• Zweiter Faktor. Wer sich mit Benutzername und Passwort anmeldet, kann einen zweiten Faktor aus einer Authenticator-App hinzunehmen. Er lässt sich für eine ganze Firma oder für alle Administratoren zur Pflicht machen.

Die Anmeldung über das Firmenkonto richtet der Betreiber der Installation je Firma ein. Auf der kleinen Android-Box, die die Software im Firmennetz betreibt, steht sie nicht zur Verfügung.

Frage 2: In welchem Bereich darf die Person arbeiten?

Die Software teilt ihre Funktionen in Bereiche: Bildschirme, Playlisten, Medien, Benutzer und weitere. Je Bereich gibt es drei Stufen: kein Zugriff, ansehen, verwalten. Daraus entstehen Rechtegruppen. Ein übliches Muster:

• Zentrale: verwaltet alle Bereiche.
• Filial- oder Standortleitung: verwaltet Bildschirme und Playlisten, sieht Medien nur an.
• Redaktion: verwaltet Medien und Playlisten, hat keinen Zugriff auf Geräte und Benutzer.

Für die Gestaltung gibt es eine weitere Abstufung. Eine Gruppe darf entweder nur Vorlagen ausfüllen oder den vollen Editor benutzen.

Frage 3: Welche einzelnen Dinge darf sie sehen?

Bereichsrechte sagen noch nicht, welche Playliste oder welcher Bildschirm gemeint ist. Dafür gilt: Jeder Benutzer gehört zu genau einer Firma und sieht deren Bestand. Jedes Objekt hat einen Besitzer. Einzelne Bildschirme, Playlisten, Medien, Ordner und Vorlagen lassen sich zusätzlich freigeben, an eine Person, eine Rechtegruppe oder eine ganze Firma.

So pflegt eine Filiale ihre eigenen Bildschirme, ohne die der Nachbarfiliale zu sehen. Agenturen und Dienstleister betreuen auf dieselbe Weise mehrere Kunden in einer Installation, jeder mit eigener Anmeldeseite.

Maschinen sind auch Benutzer

Ändert die Warenwirtschaft Preise über eine Schnittstelle, braucht sie einen Zugangsschlüssel. Für ihn gilt dasselbe wie für Menschen: ein eigener Schlüssel je System, und er lässt sich jederzeit sperren.

Nachvollziehen

Für die Anmeldung über das Firmenkonto führt die Software je Firma ein Protokoll der letzten Anmeldeversuche. Zusammen mit persönlichen Konten lässt sich so klären, wer wann Zugang hatte.

Fünf Schritte für den Anfang

1. Das gemeinsame Konto abschaffen und für jede Person ein eigenes anlegen.
2. Zwei oder drei Rechtegruppen festlegen, nicht mehr.
3. Für Administratoren den zweiten Faktor zur Pflicht machen.
4. Prüfen, ob die Anmeldung über das Firmenkonto möglich ist.
5. Einmal im Jahr die Liste der Konten durchgehen und streichen, was niemand mehr braucht.

Der fünfte Schritt wird am häufigsten ausgelassen. Er ist der, der im Ernstfall zählt.

Angaben zur Software stehen auf aio-hub.de.