Der Schichtplan aus Excel hängt am Bildschirm, ohne dass ihn jemand exportiert

Der Schichtplan ist eine Excel-Tabelle. Der Speiseplan der Kantine ist ein Word-Dokument. Die Umsatzfolie für die Monatsrunde ist PowerPoint. Im Büro und in der Produktion entsteht fast alles, was später am Bildschirm hängen soll, in Office-Programmen. Ein Bildschirm kann mit diesen Formaten nichts anfangen. Also exportiert jemand die Datei als PDF oder als Bild, lädt sie hoch und wiederholt das bei jeder Änderung.

In der Digital-Signage-Software AIO Hub von Kapaso entfällt der Zwischenschritt. Die Software wandelt Office-Dateien beim Hochladen selbst um.

Was beim Hochladen passiert

Die Datei wird in den Medienpool gezogen und ist dort sofort vorhanden. Wenige Sekunden später liegt daneben eine PDF-Fassung. Das Original bleibt erhalten und lässt sich wieder herunterladen. Schlägt die Umwandlung fehl, ist die Datei trotzdem im Pool; in der Hochlade-Warteschlange steht dann ein Knopf für einen zweiten Versuch.

Unterstützt werden die gängigen Formate aus Microsoft Office und LibreOffice:

• Text: docx, doc, odt, rtf
• Tabellen: xlsx, xls, ods, csv
• Präsentationen: pptx, ppt, odp

Dateien, die schon vor dem Einschalten der Funktion im Pool lagen, lassen sich nachträglich umwandeln: markieren und in der Werkzeugleiste „Nach PDF wandeln“ wählen.

Wo umgewandelt wird

Die Umwandlung läuft auf dem Server, auf dem auch die Software läuft, nicht bei einem fremden Dienst. Das ist für Dateien wichtig, die das Haus nicht verlassen sollen: Schichtpläne mit Namen, interne Kennzahlen, Preislisten vor ihrer Veröffentlichung. Wer die Funktion nicht möchte, schaltet sie in den Einstellungen unter „Medien & Speicher“ ab.

Eine Einschränkung nennt der Hersteller selbst: Die kleine Android-Box, die den Hub im Firmennetz betreibt, hat keinen Umwandlungsdienst. Dort bleibt eine Office-Datei eine Office-Datei. Die Funktion gibt es in der Cloud des Herstellers und auf dem eigenen Server.

Auf den Bildschirm bringen

Die PDF ist ein Dokument im Medienpool. Im Editor lässt sie sich als Dokument-Element in ein Layout setzen, zum Beispiel links der Schichtplan, rechts die Uhr und das Wetter. Die Anleitung beschreibt außerdem, dass sich die PDF wie andere Dokumente in Playlisten einsetzen lässt.

Wie die Datei aktuell bleibt

Ändert sich der Plan, wird die Datei im Medienpool ersetzt. Sie ist dann überall aktuell, wo sie läuft. Niemand muss Playlisten anfassen. Dateien lassen sich außerdem aus OneDrive, SharePoint, Dropbox oder Nextcloud in den Pool übernehmen, sodass der Weg über den lokalen Rechner entfällt.

Was vorher zu klären ist

1. Lesbarkeit. Eine Tabelle mit vierzig Zeilen ist am Schreibtisch gut lesbar und aus fünf Metern nicht. Für den Bildschirm gehört sie auf das Nötige gekürzt und groß gesetzt.
2. Seitenformat. Ein Dokument im Hochformat auf einem Bildschirm im Querformat verschenkt die halbe Fläche. Das Seitenformat der Vorlage sollte zum Bildschirm passen.
3. Personenbezug. Namen im Schichtplan gehören auf den Bildschirm im Pausenraum, nicht auf den im Foyer.
4. Zuständigkeit. Die Technik löst das Hochladen. Wer montags die neue Datei einstellt, muss trotzdem jemand entscheiden.

Angaben zur Software stehen auf aio-hub.de.