Die Wartenummer wandert aufs Handy: Push, SMS und WhatsApp im Vergleich

In vielen Wartebereichen gilt eine stille Regel: Wer den Raum verlässt, verpasst seinen Aufruf. Also bleiben alle sitzen, auch wenn vor ihnen noch zwanzig Nummern liegen. Ein Aufrufsystem, das die Nummer aufs Handy bringt, hebt diese Regel auf. Wie das im Aufrufsystem KAS Control von Kapaso gelöst ist, zeigt dieser Überblick.

Der Weg auf das Handy

Auf dem Bon aus dem Automaten und auf der Wandanzeige steht ein QR-Code. Wer ihn mit der Kamera öffnet, landet in einer Ansicht im Browser. Eine App wird nicht installiert, ein Konto nicht angelegt. Fällt der Automat oder der Drucker aus, ziehen Besucher ihre Nummer über den Code auf der Wandanzeige direkt am eigenen Telefon.

Was das Handy zeigt

Groß steht die Zahl der Personen, die noch vor einem sind. Sie ist die verlässlichste Angabe, weil sie gezählt und nicht geschätzt wird. Dazu kommen eine ungefähre Wartezeit und, falls hinterlegt, der Lageplan des Wartebereichs.

Drei Wege, drei Voraussetzungen

Beim Aufruf soll sich das Telefon melden, auch wenn es in der Tasche steckt. Dafür gibt es drei Wege:

• Push aus dem Browser. Kostet nichts und ist sofort da. Auf Android kommt die Meldung auch bei geschlossenem Browser. Auf dem iPhone erst, nachdem die Seite einmal zum Home-Bildschirm hinzugefügt wurde. Das ist der Schritt, an dem Besucher am häufigsten Hilfe brauchen.
• SMS. Erreicht jedes Telefon, auch ohne mobiles Internet. Der Versand läuft über einen SMS-Dienst oder eine eigene Schnittstelle des Betreibers und wird nach Verbrauch berechnet.
• WhatsApp. Erreicht alle, die den Dienst ohnehin nutzen. Der Betreiber braucht dafür ein WhatsApp-Business-Konto; auch hier fallen Kosten nach Verbrauch an.

Push ist der Regelfall. SMS und WhatsApp lohnen sich dort, wo viele Besucher ältere Telefone haben oder den Zwischenschritt auf dem iPhone nicht gehen.

Wer die Telefonnummer sieht

Für Push braucht es keine Telefonnummer. Für SMS und WhatsApp trägt der Besucher sie selbst auf seinem eigenen Gerät ein, freiwillig. Sie wird nicht am Automaten abgefragt und nicht vom Personal notiert. Der Betreiber kann einstellen, dass personenbezogene Angaben beim Abschluss des Vorgangs gelöscht werden; die Auswertung bleibt davon unberührt, weil sie ohne Personenbezug rechnet. In der Vorgabe bleiben die Angaben erhalten. Wer sie nicht braucht, sollte den Schalter umlegen.

Was der Betrieb beachten sollte

1. Den QR-Code dort zeigen, wo gewartet wird. Auf der Wandanzeige nützt er auch denen, die den Bon schon eingesteckt haben.
2. Den iPhone-Schritt erklären. Ein Satz am Automaten oder auf dem Bon genügt.
3. Entscheiden, ob SMS nötig ist. Push kostet nichts; jede SMS kostet.
4. Die Löschung einstellen. Was nicht gespeichert wird, muss niemand schützen.

Läuft das System auf einem eigenen Server ohne Internetverbindung, funktionieren Automat, Wandanzeige und Aufruf weiter. SMS und WhatsApp entfallen dann, denn beide brauchen den Weg nach außen.

Eine Grenze bleibt: Wer kein Smartphone hat, wartet wie bisher mit dem Bon in der Hand und achtet auf Anzeige und Ansage. Der Aufruf aufs Handy ersetzt die Wandanzeige nicht, er ergänzt sie.

Weitere Angaben stehen auf kascms.de.